L’importanza degli eventi MICE

Con questo articolo voglio presentarti un settore particolare, quello degli eventi MICE, per facilitarti nell’organizzazione e nella crescita della tua azienda. Questi eventi infatti presentano numerosi benefici per tutto il sistema e incidono notevolmente  anche sul turismo. Vediamo un po’ di conoscerli meglio. 

Eventi MICE: significato 

La sigla MICE è il risultato di quattro parole: Meetings, Incentives, Conferences (o Conventions) and Exhibitions. In italiano si traduce con: riunioni, viaggi di incentivazione, conferenze ed esposizioni. Si tratta di un termine utilizzato in ambito business e fa riferimento a tutti i viaggi e le attività legati alla vita aziendale.

Gli eventi più frequenti in ambito MICE sono congressi, convegni e conferenze. Si tratta di attività formative e informative per professionisti ma, pur trattandosi di tipologie di evento molto simili tra loro, esistono alcune differenze nella struttura e nell'organizzazione.

I convegni non hanno una frequenza regolare, mentre i congressi sono eventi periodici, organizzati in genere  con cadenza annuale (si pensi ad un congresso medico). La conferenza è invece un evento di durata inferiore che generalmente prevede una differenza di status tra relatore e pubblico (ad esempio la conferenza stampa).

I MICE sono una sotto categoria del “Business Tourism”, il turismo riferito a persone legate da medesimi obiettivi, interessi o professioni. In questo ambito vengono utilizzati anche i termini “settore degli eventi” e “meeting industry”.

Ma come mai gli eventi MICE sono diventati così importanti per le aziende? Nel corso dell’articolo te lo spiegherò, seguimi in questo percorso, fra pochi minuti ne saprai di più.

Settori MICE

Adesso andiamo ad analizzare i singoli settori MICE:

1. Meetings

I meeting sono organizzati dalle aziende per trasferire informazioni a clienti o tra colleghi. La traduzione letterale è incontri e, in genere, ci si incontra per condividere qualcosa, che sia un problema, una soluzione o un prodotto. 

Abbiamo gli incontri formali come la riunione di un consiglio di amministrazione, i seminari dove viene fatta formazione, i ritiri per porre l’attenzione su un determinato aspetto, ma anche incontri con clienti, partner e fornitori.

E non è tutto: fanno parte di questa categoria anche attività che lasciano spazio alla componente più creativa come le sedute di brainstorming, dove si condividono, si esplorano e si valutano tutte le idee possibili inerenti ad un determinato topic, e le sedute di pianificazione come quelle preventive al lancio di un prodotto. 

Per un’azienda sono eventi importantissimi per aumentare la produttività, ma anche per attrarre nuovi clienti, per esempio nel momento del lancio di un nuovo prodotto. Inoltre, i dipendenti possono sentirsi maggiormente al centro del progetto condividendo idee, perplessità e opinioni, in virtù del soddisfacimento di un obiettivo comune.

2. Incentives 

I viaggi incentive sono dei veri e propri premi che in genere vengono elargiti in seguito al raggiungimento, o al superamento, di determinati obiettivi. Si parla di incentivo quando si desidera stimolare una persona o un team a dare il massimo o a migliorare.

Si tratta generalmente di soggiorni-premio e brevi viaggi aziendali in località di prestigio. Vengono spesso abbinati a meeting aziendali o ad attività di team building.

Le aziende utilizzano sempre più questo tipo di evento per rafforzare il proprio brand ma anche la coesione tra i dipendenti. Inoltre, costituiscono un buon modo per scendere da quel “piedistallo” immaginario che troppo spesso separa in maniera drastica dirigenti e  dipendenti. Infine, questi eventi sono un’ottima fonte di riduzione dello stress lavoro-correlato.

Sono eventi in rapida crescita e la location ideale che li ospita è l’hotel.  Le aziende scelgono sempre più di offrire esperienze indimenticabili e uniche, per lasciare piacevoli ricordi nei dipendenti. Va molto forte l’utilizzo dei pacchetti all-inclusive con tutte le spese di viaggio a carico dell’azienda.

3. Conferences 

Come accennavo sopra, conferences e conventions sono incontri dove si discute intorno ad una determinata materia, in genere hanno obiettivi didattici. Possono essere regionali, nazionali o internazionali. 

Affinché la tua azienda cresca è fondamentale puntare sulla formazione dei dipendenti. Questo ambito richiede un grande investimento di tempo, competenze e denaro che ritorna in termini di aumento del benessere e della produttività. Protagonisti assoluti sono grandi associazioni e società che, dietro al pagamento di una quota, organizzano questi eventi con cadenza periodica, per fini professionali o commerciali. 

I benefici sono tanti, tra i quali una maggiore motivazione dei dipendenti e una crescita professionale del gruppo, oltre che del singolo. 

3. Exhibitions 

Exhibition si traduce con fiera o esposizione ed è un evento nato per mostrare al pubblico (clienti e/o addetti ai lavori) una novità, un prodotto o un servizio. È l’ideale per un’azienda che deve farsi conoscere sul mercato in un tempo limitato, quando urge quindi una buona strategia di comunicazione particolarmente penetrante e immediata.

Ci sono spazi interamente dedicati a questo tipo di eventi che possono inglobare anche prodotti e servizi molto diversi tra loro. In genere l'utente paga un biglietto d’ingresso, così come le aziende pagano lo stand dove esporre i propri prodotti.

Eventi MICE: i vantaggi

Ma l’importanza degli eventi MICE è data anche e soprattutto dai guadagni per l’azienda, siano essi in termini di produttività o di denaro. Grazie all’utilizzo delle tecnologie moderne si possono raggiungere risultati più immediati, condividendo e diffondendo in tempo reale quello che accade. In ogni caso, il benessere dei dipendenti è fondamentale per far prosperare un’azienda. I riconoscimenti sono importanti anche per riaccendere la passione verso il proprio lavoro, troppo spesso messa a dura prova dalla routine di tutti i giorni.

I benefici di questi eventi sono molteplici e riguardano tutto il sistema.

Per l'azienda:
•    Promozione di beni e servizi;
•    Incremento della domanda;
•    Crescita professionale;
•    Crescita culturale e sociale;
•    Miglioramento del benessere sul luogo di lavoro.

Per la società:
•    Flussi di denaro verso strutture ricettive e società di servizi;
•    Promozione del turismo e riqualificazione del territorio;
•    Destagionalizzazione flussi del turismo;
•    Nuovi posti di lavoro.

MICE e turismo

Il turismo congressuale è molto diffuso e sempre più in ascesa e le cifre fanno davvero impressione con ben 19 miliardi di euro di spesa raggiunti. Ma le nuove tecnologie spingono per un incremento costante e non bisogna farsi trovare impreparati rispetto alla concorrenza. Come si organizza un evento del genere? A chi riferirsi?

Generalmente in ogni Stato ci sono uffici specializzati sull’organizzazione degli eventi MICE che si muovono con largo anticipo per ottenere i migliori finanziamenti, sono i Bureau della Convention.

Ma come si colloca l’Italia in questo particolare settore? Bene, molto bene, infatti è al quinto posto nel mondo con numeri in costante aumento forniti da Federcongressi ed Enit. Nel 2016 in Italia sono stati ben 386.897 gli eventi svolti, con diversi milioni di persone giunte nel nostro Paese e un indotto positivo per l’intero settore deputato all’ospitalità. 

Eventi MICE: le location 

Gli hotel sono sicuramente le mete privilegiate: sarà facile provvedere al pernottamento nella stessa struttura o eventualmente in altre vicine (in questo caso bisogna predisporre al meglio i collegamenti).

Esistono poi strutture specializzate come fiere e business center, ideali per eventi MICE di grande portata, che hanno in genere un servizio di ristorazione essenziale e dove non è possibile pernottare.

Negli ultimi tempi si sta diffondendo inoltre l'uso di location particolarmente suggestive come vecchi casali, fabbriche, gallerie d’arte, siti storici e culturali e perfino mezzi di trasporto. Richiedono più tempo per la predisposizione e l'allestimento degli spazi, nonché delle attrezzature necessarie, ma sono sicuramente molto più di impatto.

Un'altra variante recente al classico evento MICE è quella che riguarda l’utilizzo di tecnologia propria da parte dell'utente, come telefoni e pc portatili. Si chiama BYOD: Bring Your Own Device.

Eventi MICE: il budget 

Per gli eventi MICE, così come per ogni evento, è necessario predisporre un budget in anticipo, effettuando una valutazione costi-benefici. Ma quali sono le voci che incidono sulle spese? Vediamo le principali:

•    Il numero di partecipanti: con o senza quota di iscrizione?
•    Affitto della location: di quali spazi necessita l'evento? Dove si svolgerà? Per quanti giorni?
•    Ristorazione, catering e banqueting [https://www.hotelcapodeigreci.it/articolo/cerimonie-eventi]: pasti completi o finger food, colazione o pausa caffè?
•    Trasporti: da dove arrivano ospiti e relatori? Con quali mezzi? Sono previsti spostamenti durante l'evento?
•    Gli stipendi per tecnici, organizzatori, steward e hostess.

La complessità di questa tipologia di eventi è evidenziata anche dalle numerose voci di spesa. Proprio per questo motivo, e per l'importanza che rivestono in ambito aziendale, è importante affidarsi a professionisti del settore.

Il MICE Manager è la figura di riferimento in questo ambito, per  la quale esistono percorsi formativi specifici, come master e corsi di specializzazione. Può lavorare all’interno delle strutture che ospitano gli eventi oppure far parte di società indipendenti.

Offre assistenza in tutte le fasi, predispone accoglienza, programma, viaggi, trasferimenti e budget. Si occupa di selezionare le strutture e di invitare i relatori, ha competenze amministrative, legali e contabili.

Le sue capacità consentono all'azienda di andare sul sicuro e di non rischiare di sprecare tempo e denaro in organizzazioni fai-da-te.

Adesso tocca a te: contatta Capo dei Greci e pianifica nei dettagli il tuo evento perfetto!



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