Come organizzare un convegno

In questo articolo ti svelerò tutti i segreti per organizzare un convegno, cioè un evento che consente di raggiungere obiettivi di diverso tipo, sia formativi che informativi. Potrai servirti del contributo di professionisti che daranno lustro all’incontro e di sponsor che possano sostenerti economicamente. 

Dovrai investire tempo, energie e soldi, ma se segui i miei consigli sarà tutto più facile e verrà fuori un convegno coi fiocchi. Pronto a partire?

Organizzare un convegno

Il convegno non ha carattere periodico ed è un evento che è rivolto ad un pubblico accomunato da uno o più interessi di tipo aziendale, economico, accademico, informativo e sociale. Particolarmente diffusi i convegni dove si assegnano crediti formativi ai componenti dei vari ordini professionali ma anche quelli dove si promuove un’attività.
Ci sono professionisti come gli Event Manager o lo staff delle agenzie che sono molto preparati, vedrai infatti che non sarà certo una passeggiata pensare a tutte le cose.

Ma quali sono i fattori da considerare nell’organizzazione di un convegno? Vediamone alcuni:
•    I contenuti delle conferenze;
•    La location e le sale meeting;
•    L’accoglienza degli ospiti;
•    Costi e guadagni;
•    La comunicazione e la pubblicizzazione;
•    Le sponsorizzazioni.
Tocca a te scegliere se fare tutto da solo o affidarti agli esperti che seguiranno, passo dopo passo, le tue dritte.

Organizzare dei congressi o una conferenza?

A differenza del convegno che non prevede il requisito della periodicità, il congresso è una riunione periodica che persegue interessi professionali, culturali ed educativi. Anche qui bisogna individuare il target di riferimento e definire data e location.

La conferenza differisce da convegno e congresso perché in genere riguarda argomenti di attualità. Solitamente si svolge nell’arco di una singola giornata o in poche ore e ha carattere estemporaneo. Non viene organizzata da soggetti che sono accomunati dai medesimi interessi con il target di riferimento:  infatti c’è una differenza di status tra organizzatori e pubblico (un esempio è la conferenza stampa).

Organizzare un convegno: i contenuti

Chiediti che messaggio vuoi dare e in base a questo invita relatori esperti in quella materia. Per tenere alta l’attenzione predisponi slide e contenuti multimediali, alterna gli interventi degli ospiti e tieni l’intervento più importante per il finale, in modo che il tuo pubblico stia incollato alle poltrone fino alla fine.

Le tipologie di eventi possono essere varie:
•    Eventi Educativi, dove si imparano conoscenze e abilità nuove;
•    Accademici, dove si conseguono crediti formativi per ordini professionali come i congressi medici o i corsi ECM; 
•    Networking, dove si crea la community reale partendo dal virtuale;
•    Fieristici, per la vendita e commercio di prodotti di un determinato settore;
•    Aziendali, quando si rafforza l’identità di un’azienda.

La durata del convegno non dovrebbe superare i due-tre giorni ma ci sono anche eventi che durano solo mezza giornata. Meglio organizzare i corsi il mattino, perché la soglia di attenzione è più alta.

Ti starai chiedendo: ma quanto ci metto ad organizzare un evento come si deve? Beh, ti posso consigliare di non ridurti mai alla fine e di cominciare almeno due mesi prima, prendere i contatti con i relatori che, se particolarmente richiesti, avranno l’agenda piena, contattare le location e pubblicizzare adeguatamente l’evento predisponendo tutto il necessario. 

Organizzare un convegno: la location

Prima di scegliere la location adatta al tuo evento devi avere ben chiaro il tipo di evento che vuoi andare ad organizzare. Se prevedi di invitare un gran numero di persone avrai bisogno di un luogo più grande, se il tema è serio non puoi andare in una location bizzarra, se poi il convegno dura tre giorni devi trovare un luogo dove gli ospiti possano pernottare.
Puoi scegliere tra castelli, masserie, centri congressi e hotel, dipende tutto dal numero di invitati. Pensa anche ad una soluzione logisticamente accessibile, fai un sopralluogo e verifica se ci sono tutte le attrezzature tecniche necessarie. 

Controlla sempre l’accessibilità per i disabili, devi mettere tutti nelle stesse condizioni di poter accedere all’evento.

Organizzare un convegno: l’accoglienza

Un convegno che si rispetti deve prestare particolare attenzione all’accoglienza attraverso un servizio di segreteria puntuale e un numero sufficiente di hostess e steward per soddisfare le esigenze del pubblico. 
Un’idea sempre buona è quella di pensare ad un servizio di catering o per lo meno a delle frequenti pause caffè anche perché l’attenzione si distoglie spesso in queste circostanze.

Potresti pensare ad un benvenuto dolce con un aperitivo. Accoglienza significa anche pensare al riscaldamento o raffreddamento della sala, alle luci e all’attrezzatura audio e video con schermi, monitor, proiettori ecc. Indispensabile il Wi-Fi nella struttura.

Se vuoi allestire tutto da solo puoi farlo, ma ti consiglio di farti affiancare da un’organizzazione di eventi o da un event manager per predisporre il tutto nei tempi stabiliti. Da solo è facile dimenticarsi di qualcosa o non riuscire a fare tutto, d’altronde siamo umani, può capitare.

L’accoglienza è fondamentale anche per le recensioni dei partecipanti: se si troveranno bene lasceranno giudizi indimenticabili, altrimenti sono guai.

Organizzare un convegno: costi e guadagni

Per organizzare al meglio il tuo convegno devi fare una preventiva analisi costi-benefici e vedere se conviene. Considera che le spese sono tante e che dovrai pagare gli stipendi di hostess, tecnici, steward e la struttura. Dovrai inoltre decidere se rendere l’evento gratuito o a pagamento per il pubblico. 

Il guadagno non è sempre immediato, si pensi ad una presentazione di un libro o ad un evento gratuito che grazie al passaparola porta dei benefici sul lungo periodo.

Devi necessariamente elaborare il tuo budget dove verranno inserite le seguenti voci (non sono esaustive):

•    Costo affitto della location e arredi vari;
•    Catering;
•    Costi segreteria e personale;
•    Costi amministrativi;
•    Costi attrezzature;
•    Onorari relatori e spese di vitto e alloggio;
•    Costi polizze assicurative;
•    Costi comunicazione offline e online;
•    Costi di promozione;
•    Costi degli inviti.
 

Organizzare un convegno: comunicazione e pubblicità

Una buona comunicazione è alla base del successo di qualsiasi evento, specie nell’era moderna, con i social che consentono di mandare in rete tutto e subito. Devi comunicare bene il messaggio e chiederti quale sia il tuo target di riferimento, una volta fatte queste analisi potrai stabilire il canale giusto di promozione. 

Un evento su Facebook è sempre una buona soluzione ma ci sono tanti social specifici e tanti forum di settore dove troverai la nicchia che fa al tuo caso. Poi ci sono i blogger che possono pubblicizzare il convegno con i loro post, le newsletter, le strategie SEO per ottimizzare i post per i motori di ricerca e le classiche locandine e biglietti promozionali.

Di grande impatto LinkedIn, social network ideale per la promozione di un convegno. Molto dipende anche dal budget a tua disposizione. Se vuoi fare le cose per bene apri un sito apposito e promuovilo.

Devi anche pensare ad immortalare i momenti più significativi, affidati alle foto e in particolare ad Instagram, con le sue dirette, poi crea un hashtag per diffondere l’evento e infine non dimenticare assolutamente di chiedere dei feedback a chi ha partecipato al convegno, le recensioni ormai sono importantissime per la reputazione. Puoi farlo attraverso la somministrazione di un questionario, cartaceo o online o con un’indagine telefonica.

Pensa soprattutto al pubblico di riferimento: che età ha? Che posizione sociale? Attenzione, non sbagliare o avrai buttato soldi inutilmente.

Organizzare un convegno: le sponsorizzazioni

Uno sponsor che si rispetti è importantissimo per organizzare un convegno e per avere la liquidità necessaria per fronteggiare le spese. Chiaramente, se hai già una stima di quante persone verranno è meglio perché gli sponsor vogliano vedere i dati e non parole. Ma come sceglierlo? Beh, semplice, dipende dal tema del convegno e dalle aziende forti in quel determinato settore. 

Gli sponsor hanno tutto l’interesse nel promuovere il proprio nome dunque perché non stringere un accordo per il bene comune? Puoi predisporre brochure, inviti, gadget di vario tipo. 

Inoltre un’altra fonte di sostentamento potrebbero essere i bandi regionali e nazionali e i conseguenti finanziamenti. Un’altra strada da percorrere è la raccolta fondi o crowfunding.

Come organizzare un convegno a pagamento

I convegni, generalmente, prevedono una quota d’iscrizione, denaro necessario per contribuire all’organizzazione. Puoi fare pacchetti diversi, magari differenziando in base a chi si iscrive prima o dopo, inoltre devi dare indicazioni precise sul pagamento. Nella pubblicità sii il più chiaro e trasparente possibile.

Come organizzare un convegno internazionale

Il tuo convegno ha portata internazionale? Nessun problema ma dovrai prestare maggiore attenzione nella sua organizzazione. Considera gli aspetti logistici, come scegliere un posto che sia facilmente raggiungibile dall’aeroporto e vicino a strutture alberghiere, pensa ad un cospicuo numero di traduttori per rendere comprensibile il messaggio del convegno e punta su relatori conosciuti a livello mondiale. 

Attrai inoltre sponsor importanti che ti daranno una grossa mano a livello economico e studia pubblicità mirate per un evento così importante.

Adesso sai tutto su come si organizza un convegno, non ti resta che metterti all’opera per creare il tuo evento perfetto. Hai bisogno di un aiuto nell’organizzazione?

Chiedi allo staff di Capo dei Greci 



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