Banqueting per cerimonie ed eventi

Oggi ti parlo del banqueting, termine che forse non conosci, un concetto più semplice di quello che starai pensando in questo momento. Avrai sicuramente sentito parlare di catering, bene, il banqueting rappresenta la sua naturale evoluzione. Sei pronto a conoscerne tutti i suoi segreti?

Continua a leggere l’articolo e te lo illustrerò in tutti i suoi particolari.

Banqueting: definizione

Si tratta di un termine inglese che fa riferimento all’allestimento di banchetti per cerimonie, eventi privati e aziendali.  Rispetto al catering, termine più generico che si riferisce alla preparazione a alla somministrazione di cibi e bevande, presenta un livello di complessità più elevato, legato alla creazione di veri e propri effetti speciali degni della scenografia di un grande film.

Chi si occupa di banqueting non fornisce un semplice servizio di ristorazione, ma gestisce e coordina più aspetti dell'evento, dalla preparazione all'allestimento, fino all'intrattenimento:
•    Servizio di preparazione e distribuzione di cibi e bevande;
•    Disposizione di piatti e portate;
•    Mise en place e servizio;
•    Scelta della location;
•    Decorazioni e allestimenti a tema;
•    Musica e animazione.

Non tutte le aziende di banqueting gestiscono internamente questo tipo di servizi, l'organizzazione di alcuni aspetti, come illuminazione, musica o intrattenimento, può essere demandata ad altre figure. In particolare, il servizio di babysitting e animazione per bambini è sempre più richiesto durante gli eventi.

Il banqueting si caratterizza per l'elevata personalizzazione del servizio, generalmente incentrato sulla scelta di un tema o di un colore dominante al quale coordinare ogni altro aspetto dell'evento.

Banqueting: tipologie 

Il banqueting si definisce “inside” quando il servizio viene effettuato all'interno di una struttura che prevede la ristorazione, come ad esempio un hotel, mentre viene utilizzato il termine “outside” se il banchetto viene allestito in luoghi particolari, come sale o giardini, o magari a casa del cliente.

Il banqueting, grazie alla sua versatilità, si presta ad essere utilizzato in molte occasioni e può adattarsi facilmente a tipi diversi di location, dalle più classiche alle più improbabili. Dalle sale meeting alle ville per cerimonie, dai castelli fino a suggestivi allestimenti sulla spiaggia o nel bosco.

Banqueting: storia

Nel corso della storia, i banchetti sono sempre stati al centro della vita sociale dell'essere umano e la pratica si ritrova in molte culture. All'epoca di Greci e Romani, esistevano perfino banchetti funebri, allestiti per celebrare i morti. Diverse erano le portate servite durante i ricevimenti per festeggiare una ricorrenza, organizzate in un vero e proprio menù.

Ma il moderno banqueting pare sia stato introdotto dal terzo Presidente degli Stati Uniti, Thomas Jefferson, tra il XVIII e il XIX secolo, e si è diffuso poi in tutto il mondo diventando un'usanza ormai consolidata anche al di fuori degli ambiti istituzionali.

Banqueting e catering: le differenze

Il catering è l’espressione ad oggi più utilizzata nel linguaggio comune, probabilmente perché si tratta della forma più semplice del servizio ed è ancora la più diffusa. Il termine deriva dall’inglese “to cater” che significa provvedere ai viveri, cibi e bevande. Consiste nella preparazione e nella fornitura di cibo, preparato in anticipo o in loco, un'attività quindi più semplice ed essenziale rispetto al banqueting che fa riferimento un’organizzazione a 360 gradi.

Si può dire che l’attività di banqueting comprenda quella di catering, ma non il contrario. Organizzare la sala è infatti, ad esempio, attività tipica della prima.

Banqueting: come funziona

Il servizio di banqueting si struttura intorno ad un’idea concordata con il cliente che, di volta in volta, può richiedere l'allestimento di banchetti per serate di gala, ricevimenti, aperitivi, meeting aziendali, fiere, concorsi, così come matrimoni, compleanni, ricorrenze e feste private.

A seconda del tipo di evento, più o meno formale, varieranno la scelta del tipo di alimenti e bevande servite, nonché degli allestimenti.

L'organizzazione  di un banchetto è un'attività complessa che prevede la gestione di più aspetti contemporaneamente. Il banqueting va ben oltre il momento del servizio, inizia nel momento in cui il cliente formula una richiesta e si articola generalmente nelle seguenti fasi:
•    Incontro con il cliente
•    Scelta del tema
•    Definizione del menù e checklist
•    Sopralluogo
•    Organizzazione e preparazione cucina e allestimenti
•    Servizio

Il banqueting si occupa anche di noleggiare strutture come gazebo e arredi, decorazioni, allestimenti e personalizzazioni, di fornire idee al cliente ed indirizzarlo verso le scelte più adeguate, così come di supervisionare durante tutte le fasi dell'organizzazione e dello svolgimento.

Al termine dell'evento, il servizio si occupa anche del ripristino degli spazi, nonché della restituzione di eventuali attrezzature prese a noleggio. Al cliente non resta che godersi la festa.

Un’organizzazione impeccabile è ciò che fa la differenza e può rendere indimenticabile un evento. La professionalità ovviamente fa la differenza, così come l’attenzione ai dettagli, ad esempio nella richiesta di informazioni preventive riguardo la presenza di allergie o intolleranze alimentari.

Generalmente i servizi vengono suddivisi tra forniture di base, cibo e bevande in primis, e altre qualificate come extra, ad esempio l'animazione o gli allestimenti scenografici.

Banqueting Manager

Ma qual è la figura deputata a pianificare e coordinare le attività, nonché a seguire i clienti e le loro necessità? Si chiama Banqueting Manager, un professionista con un’abilità spiccata nel problem solving e dotato di buongusto. Si occupa di tutti gli aspetti dell’organizzazione, dall’inizio alla fine, e cura ogni dettaglio. Stipula il contratto con i clienti, gestisce il banchetto, effettua i sopralluoghi, pianifica gli approvvigionamenti, stila il menù e consiglia abbinamenti con i vini ecc. Deve conoscere anche gli aspetti tecnici e legali, deve essere presente sul territorio di riferimento e conoscerlo in modo approfondito.

Un ruolo di grande responsabilità: da lui dipende il corretto svolgimento dell'evento. Ha compiti importanti, come la gestione dell'accoglienza degli ospiti, e deve avere quindi molta esperienza nel settore. Sa inoltre fornire indicazioni  in ogni settore: dal numero di partecipanti alla scelta della location, fino al controllo della mise en place. Insomma, una figura a tutto tondo.

Banqueting: le caratteristiche 

L’azienda che organizza il banqueting deve avere cura di molti aspetti, vediamo insieme quali sono i principali.

Prima di tutto deve assistere il cliente, dall’inizio alla fine, farsi carico delle sue esigenze e realizzare le sue idee.

La cucina è la componente fondamentale del servizio, quindi è necessario stabilire il menù e coordinare il personale. Deve essere presente uno chef, spesso coadiuvato da cuochi, aiuto cuochi o pasticceri. Bisogna calcolare la giusta quantità di cibo e bevande da somministrare, cercando di limitare gli sprechi, e scegliere le migliori materie prime, rispettando il budget.

Il servizio inoltre si occupa della gestione degli ospiti per tutta la durata dell'evento. In quest’ottica organizza, ad esempio, il servizio guardaroba in inverno, ma anche l’assistenza alla toilette. Predispone un numero di camerieri adeguato (in genere uno ogni 10-12 invitati) e, dove necessario, arruola i sommelier, almeno uno ogni 30-40 ospiti. Si può occupare anche della gestione del parcheggio ed eventualmente di predisporre navette e parcheggiatori.

Anche per quanto riguarda gli allestimenti, gli aspetti da gestire sono molteplici. Dai dettagli dell'apparecchiatura alla decorazione degli ambienti, dai fiori (quando richiesti) all'illuminazione. Affidando la gestione dell'evento ad un unico servizio è possibile coordinare i vari elementi e legarli attraverso un tema dominante.

Come accennavo in precedenza, il servizio di banqueting può occuparsi anche dell'animazione. Che si tratti di eventi privati o aziendali, la scelta della musica e dell'intrattenimento giocano un ruolo importante. In particolare, l'animazione per bambini risulta fondamentale per quegli eventi, come le cerimonie, che prevedono anche piccoli ospiti e si protraggono lungo tutto l'arco della giornata.

Infine, si occupa di tutti gli “extra” in base alla tipologia di evento e alle richieste del cliente. Ad esempio può allestire l'open bar, il buffet dei dolci, il tavolo delle bomboniere, così come quello dei liquori o dei sigari.

Banqueting: la mise en place 

Per rendere un evento esclusivo non bisogna lasciare nulla al caso. La mise en place è fondamentale e deve rispettare le regole previste dal galateo. Nello scegliere i colori, lo stile delle stoviglie e la decorazione dei tavoli, bisogna considerare il tipo di evento nello specifico: è formale o informale? Si può azzardare o meglio andare sul classico? 

Il cibo può essere servito agli ospiti con il servizio al tavolo, a buffet o con una combinazione di entrambe le modalità. Anche in questo caso, dipende dall'occasione della quale ci si occupa. Può trattarsi di un coffee break, di un buffet di finger food, così come di un pasto completo.

Quando viene allestito un buffet, il tavolo deve essere facilmente accessibile agli ospiti, il cibo suddiviso per tipologia e i vassoi non devono mai rimanere vuoti. Possono essere inseriti elementi suggestivi come la cascata di cioccolato e può essere prevista la presenza dello chef che prepara dal vivo alcune ricette.

Banqueting: i costi

Quanto puoi e vuoi spendere da cliente per un servizio professionale di banqueting? Molto dipende dal tipo di cerimonia che hai in mente, si può pensare di fare le cose in grande e con molta scenografia o puntare sulla semplicità negli allestimenti, nel cibo e nelle quantità. L'importante è non risparmiare mai sulla professionalità, potresti pentirtene dopo un evento non riuscito.

Il menù incide molto sul prezzo, così come la location: entrambi questi aspetti giocano un ruolo fondamentale nella riuscita dell'evento, quindi è importante fare scelte adeguate e valutare il rapporto qualità-prezzo delle proposte.

Dunque, ora che ti ho mostrato tutte le potenzialità e i segreti del banqueting, affidati ai professionisti del settore per organizzare la tua cerimonia perfetta!

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